Dall’acquisto alla gestione, alla rivendita dei parchi aziendali, fino ad arrivare alla misurazione del grado di soddisfazione degli utilizzatori. Per il fleet manager, internet può diventare un prezioso alleato
di Salvatore Saladino – Quattroruote Flotte aziendali 2015
Internet e flotte aziendali: un legame indissolubile. È impossibile ormai fare a meno del web quando si tratta di acquisire, gestire e persino rivendere un parco auto. Per il fleet manager, internet è un compagno di viaggio abituale: lo utilizza per aggiornarsi sui nuovi modelli da inserire in car policy, per organizzare bandi di gara online nell’acquisto di veicoli, per governare i tool che consentono il controllo amministrativo e gestionale, per monitorare le percorrenze e i consumi, per simulare un progetto di riduzione delle emissioni, per riparametrare gli esuberi delle percorrenze, per geolocalizzare, verificare e ottimizzare i percorsi dei mezzi commerciali addetti alle consegne o all’assistenza dei clienti, per programmare gli interventi di manutenzione (in alcuni casi è possibile utilizzare un sistema di alert che avvisa dei ritardi) e persino per misurare il grado di soddisfazione dei driver.
L’acquisizione
L’utilizzo più diffuso del web da parte di un amministratore di una flotta aziendale, sia essa di piccole o grandi dimensioni, è quello della raccolta di informazioni commerciali. Oggi internet è di fatto un’immensa piattaforma virtuale e globale di e-commerce, che consente di ricavare importanti informazioni sui prezzi reali (?) delle automobili. Ci sono i portali delle case costruttrici e delle reti di vendita, che pubblicizzano le proprie offerte e che, nel caso di clienti business, sono raccolte in veri e propri mini-siti dedicati. Se però è facile riuscire a comprendere quale sia il prezzo più conveniente in caso di acquisto diretto in contanti, già tramite finanziamento o leasing, specie con servizi, il discorso diventa più complicato, fino ad analizzare un vero preventivo di noleggio a lungo termine. In generale, tutte le offerte che si riescono a reperire tramite i siti ufficiali delle case o quelli delle società di noleggio, per non parlare di tutti i siti terzi di annunci, sono tutto tranne che trasparenti: conoscere il vero costo aziendale di una vettura tramite questi portali online è impossibile, per non parlare dei comportamenti purtroppo troppo frequenti degli annunci “civetta”, basati su un unico concetto commerciale, il minor prezzo, anche quando quella vettura a quel prezzo non la potrebbe mai acquistare nessuno. Tutto ancora molto, troppo virtuale. Perché spesso è riferito a offerte che richiedono un esborso iniziale (l’anticipo) e prevedono una percorrenza annua limitata, o condizioni di tasso e servizi non sempre chiare. Le offerte visibili, inoltre, sono specifiche per le flotte di piccole dimensioni: impossibile farsi un’idea reale dei vantaggi ottenibili da un’azienda con parco auto di dimensioni cospicue. Si entra nel campo delle trattative dirette con gli account commerciali dei fornitori, oppure si fa riferimento a specifici accordi quadro.
Nel caso specifico del noleggio a lungo termine, la modalità di acquisizione di vetture aziendali oggi col maggiore tasso di crescita, l’unico sistema per spingere i noleggiatori a un confronto aperto, è quello delle gare online: il cliente inserisce le proprie richieste in un portale di aste online (sono solamente tre o quattro le piattaforme web più diffuse e utilizzate dalle centrali d’acquisto delle aziende), confeziona un capitolato di gara dettagliato e attende le risposte d’offerta. Più il capitolato è stringente e circostanziato, più è possibile confrontare i preventivi dei potenziali fornitori. Perché l’altro grande ostacolo alla trasparenza del mercato del noleggio a lungo termine, che d’altra parte è un grande valore aggiunto in termini di contenuti dell’offerta stessa, è l’elevatissima possibilità di personalizzazione dei servizi, che rende il benchmarking quasi impossibile. Personalmente ritengo che le gare impostate in questa maniera non siano ancora il meccanismo migliore per dare un completo valore aggiunto all’azienda acquirente.
D’altra parte, i siti di e-commerce generalisti agevolano a reperire un prezzo realmente (o falsamente…) competitivo, ma insieme a un efficace motore di ricerca dovrebbero abbinare l’opportunità di confronto tra più offerte, consentendo il monitoraggio della dotazione di accessori presente negli esemplari disponibili insieme alla comparazione dei contenuti del preventivo, offerta economica e servizi, e questo oggi non esiste in alcun portale in quanto di preventivi reali sul web non c’è nemmeno l’ombra. Sarebbe ancora meglio se permettessero al cliente di configurare più auto contemporaneamente in modo da rendersi immediatamente conto di quanto valgano a listino vetture con gli stessi contenuti di equipaggiamenti e optional, e anche questa funzionalità non è oggi disponibile. Da qui poi, la possibilità di girare automaticamente la richiesta ai potenziali fornitori, stimolando la competizione commerciale tra gli attori del mercato che dovrà essere però valutata anche su valori di affidabilità e qualità oltre che sul prezzo. Pensate a quando acquistate una qualsiasi cosa su internet: li leggete i giudizi su venditori e prodotti o comprate solo in base al prezzo? Purtroppo anche qui l’automotive è lontano dal “permettere” ai suoi clienti giudizi trasparenti come quelli che troviamo su Amazon, Booking o TripAdvisor.
Come punto di arrivo, un software capace di calcolare automaticamente il TCO, integrando anche gli aspetti economici, monetari, tributari e fiscali con tabelle analitiche di facile comprensione: a parte consulenze e software molto costosi, di tool online di facile accesso, affidabili e personalizzabili non ce ne sono.
La gestione
Dove internet dà una grossa mano al fleet manager è nella gestione della flotta. Si parte dalle piattaforme ideate dai noleggiatori: si accede con id user e password personalizzata: disponibili anche attraverso app specifiche anche per smartphone, questi tool sono sempre più sofisticati. Attraverso di essi si può monitorare gli ordini d’acquisto e verificarne l’avanzamento, si possono controllare i contratti, attivare gli alert sulla manutenzione, monitorare le percorrenze chilometriche in relazione agli accordi commerciali stabiliti, pianificare la sostituzione degli pneumatici invernali. Naturalmente ci sono anche delle sezioni dedicate alla fleet administration, per la verifica delle fatturazioni.
In genere le app fornite dai noleggiatori prevedono diversi livelli di accesso: il fleet manager ha visibilità su tutto il parco veicoli, mentre i singoli driver possono vedere soltanto i dati del veicolo di cui sono assegnatari. Però possono anche accedere ai configuratori delle auto nuove e, in alcuni casi, verificare la congruità del veicolo scelto con la car policy aziendale. Talvolta è possibile avere visibilità sul fringe benefit. La parte dedicata ai driver consente di verificare la rete di assistenza disponibile, di geolocalizzare l’officina più comoda, di prenotare gli interventi di manutenzione e, se previsto da contratto, prenotare l’auto sostitutiva. Collegato a tutto questo, c’è spesso un sistema di alert via mail o via sms.
I tool più sofisticati permettono anche il controllo dei consumi di carburante, qualora l’accordo di noleggio della flotta preveda anche l’erogazione di fuel card. La reportistica online consente di verificare i consumi medi, di ottenere statistiche mensili e annuali, e persino di entrare nel singolo dettaglio di ciascun veicolo.
Gli applicativi web più sofisticati vengono in genere utilizzati dalle flotte di maggiori dimensioni: servono a semplificare i processi di gestione del parco auto e hanno un impatto positivo anche sulla fleet administration perché riducono i tempi di registrazione in contabilità con l’importazione automatica delle fatture. I sistemi web sono “intelligenti”: inviano alert sulle scadenze delle assicurazioni e dei contratti di noleggio, segnalano le necessità di manutenzione, analizzano i costi e, in alcuni casi, suggeriscono i correttivi.
Il classico esempio di tool intelligente è il sistema di calcolo dei canoni “a matrice”: propone una continua riparametrazione delle tariffe sulla base delle percorrenze e permette di non arrivare a fine contratto con elevate spese di ricalcolo degli esuberi chilometrici. Il monitoraggio attivo consente di rivedere i contratti anche per l’utilizzo degli pneumatici.
Le piattaforme web based propongono anche sofisticate funzioni di calcolo: analisi dei costi e total cost of ownership, previsioni di calcolo delle penali a fine noleggio, proiezioni di comparazione di costi sui modelli d’auto e altro ancora.
Le elaborazioni contabili e di reportistica sono utilizzate anche per la gestione delle multe e sono in grado di inviare autonomamente la rifatturazione dei costi per le infrazioni al Codice della strada al driver assegnatario del veicolo.
Il web supporta il fleet manager anche nella gestione satellitare della flotta: attraverso piattaforme di controllo è possibile conoscere in qualsiasi momento l’esatto posizionamento dei veicoli. La geolocalizzazione permette anche di intervenire nella modifica degli itinerari, ma è importante anche per la sicurezza: consente il ritrovamento dei veicoli rubati (la percentuale di ritrovamento dei mezzi dotati di localizzatore satellitare è superiore al 90%), ma anche di intervenire in caso di incidente.
Il defleeting
Internet è una formidabile fonte di informazioni anche al termine del ciclo di vita attivo di una flotta: per le aziende che hanno un parco di proprietà, è facile tenere sotto controllo i valori residui e fare previsioni di incasso al momento della cessione. Attraverso i portali di e-commerce è anche possibile verificare i valori medi reali dei veicoli simili a quelli in possesso della flotta e stabilire quando sia il momento opportuno di effettuare il defleeting, anche a prescindere dal periodo fiscale di ammortamento. Sui siti internet che si occupano della vendita dell’usato è possibile pubblicare gli annunci di vendita, oppure contattare i commercianti specializzati nel ritiro di parchi auto di varie dimensioni.
Le survey
Il web consente persino di monitorare il grado di soddisfazione del cliente interno, cioè gli utilizzatori del parco auto aziendale. Per effettuare le survey, anziché utilizzare questionari periodici da inviare via mail agli utilizzatori, ci si può avvalere di tool specifici, che contengono domande base e molte varianti di personalizzazione. I questionari online sono semplici da utilizzare e richiedono poco tempo nelle risposte. In più effettuano automaticamente il calcolo delle medie e creano report facilmente gestibili. Il monitoraggio della soddisfazione permette al fleet manager (e al management aziendale dei reparti Administration, Finance e Human Resources) di giudicare la qualità dei fornitori in modo oggettivo, senza limitarsi al giudizio su singoli episodi.
L’autore
Salvatore Saladino, oltre a essere da 8 anni il Country Manager di Dataforce, una società specializzata nell’analisi dei dati di immatricolazione e nel fornire supporti di business intelligence e analisi strategica nel mondo delle flotte automobilistiche, ha fondato BestCarBuy, la prima piattaforma web europea che permetterà ai fleet manager di poter richiedere gratuitamente preventivi su qualsiasi tipologia di vetture ai migliori player di mercato, ricostruendo la propria car policy all’interno della propria area riservata e comparando prodotti, equipaggiamenti, optional e, soprattutto, i preventivi ricevuti in modo completamente automatizzato e trasparente, rendendo efficiente e veloce un processo che oggi non lo è affatto (www.bestcarbuy.it).